BLOG: Delegování - Cesta k lepšímu řízení času a lidí

Letošní podzim se v UpGrow neplánovaně nese na vlně tématu delegování. Tématu, o kterém se toho už mnoho řeklo a ještě více napsalo, a přesto je to stále podceňovaná dovednost mezi manažery.

V tomto článku se vám pokusíme přiblížit základní principy delegování, včetně efektivní implementace výhod, které delegování přináší. Kromě toho si povíme o nejčastějších mýtech a překážkách, které brání manažerům v efektivním delegování.

Co je delegování?

Delegování znamená přidělení úkolů ostatním, čímž se jim dává odpovědnost za jejich samostatné dokončení. Není to jen o přerozdělení práce, ale o posilování důvěry a rozvoji kompetencí členů týmu. Klíčem je nalézt správnou rovnováhu mezi řízením a umožněním autonomie.

Proč je delegování důležité?

Zvyšuje produktivitu:
Delegování umožňuje manažerům soustředit se na strategické úkoly, zatímco ostatní členové týmu se věnují více operativním či urgentním úkolům, pro které mají dostatek zkušeností a kompetencí. Řada výzkumů ukazuje, že manažeři, kteří delegují, zvyšují produktivitu svého týmu až o 20 %.

Rozvíjí tým:
Delegování je skvělý nástroj, jak mohou členové týmu získávat nové dovednosti a zkušenosti. Delegování náročných, ale profesně důležitých úkolů pomáhá posilovat kompetence a samostatnost vašich lidí.

Zvyšuje angažovanost:
Delegování je efektivní způsob, jak posilovat angažovanost a motivaci vašich lidí. Posilování zodpovědnosti a důvěry skrze náročné úkoly je jeden z nejlepších způsobů, jak zlepšit morálku a motivaci lidí ve vašem týmu. Vyšší angažovanost vede k lepší produktivitě, vyšší míře zodpovědnosti a nižší fluktuaci.

Nejčastější mýty a překážky při delegování

I přes známé a prokazatelně pozitivní důsledky delegování se stále mnoho manažerů zdráhá věci a úkoly delegovat. Často díky přetrvávajícím mýtům či objektivním překážkám, které manažeři nedokáží subjektivně překonat. Na které překážky na našich školeních a konzultacích nejčastěji narážíme?

• "Nikdo jiný to neudělá tak dobře jako já."
• "Delegování je ztráta času."
• "Můj tým je již příliš zatížen."
• "Ztratím kontrolu nad projektem."
• "Členové týmu nechtějí další odpovědnost."

Nejčastější překážkou v delegování je nesprávně nastavený mindset a nedostatečné kompetence. Mnoho lidí bohužel vnímá delegování jako vyhýbání se zodpovědnosti, což je však velký omyl. Delegování je naopak nejúčinnější způsob, jak budovat zodpovědnost nejen u svých lidí, ale i u sebe samotného.

Při našich školeních se často setkáváme s tím, že manažeři nevědí, jak vůbec začít, nebo netuší, jak podrobně zadat práci. Výsledkem je pak předávání nejednoznačných informací a špatně nastavených očekávání, kdy manažer může skutečně usoudit, že by si to sám udělal rychleji a v lepší kvalitě.

Na druhé straně spektra jsou manažeři, kteří delegují vše, ale zapomínají přihlédnout k úrovni dovedností a časovým možnostem svého týmu. Příliš velká svoboda pak vytváří další úroveň tlaku na podřízené a dojem, že se manažer zbavuje svých povinností.

Efektivní proces delegování

Delegování je kombinace dovedností a správného mindsetu. Delegováním se manažer nezbavuje odpovědnosti, ale posiluje svůj time management a zároveň pomáhá budovat týmové kompetence tam, kde v současnosti chybí.

Ať už se rozhodujete delegovat podle Prioritizační Matice, Paretova Pravidla či principů situačního leadershipu, je dobré mít na paměti základní proces jednotlivých kroků. Tento proces by vám měl posloužit jako základní rámec pro delegování bez ohledu na senioritu či situaci, ve které se nacházíte:

1. Definujte úkol / aktivitu:
   Jasně specifikujte, co je potřeba udělat. Čím vágnější zadání, tím vágnější výsledek.

2. Vyberte správnou osobu:
   Kombinujte dostupné dovednosti, čas, zkušenosti a motivaci.

3. Stanovte důvody:
   Vysvětlete, proč je tento úkol důležitý a proč byl přidělen konkrétní osobě.

4. Stanovte očekávání:
   Definujte požadované výsledky a kritéria úspěchu.

5. Určete deadline:
   Společně nastavte realistické termíny.

6. Poskytněte zdroje:
   Zajistěte potřebné nástroje, školení nebo informace.

7. Nabídněte podporu:
   Buďte k dispozici pro konzultace a pravidelné schůzky.

8. Poskytněte zpětnou vazbu:
   Pravidelně hodnoťte pokrok a výsledky.

Delegování je nezbytným nástrojem pro efektivní vedení a rozvoj týmu. Přijetím strukturovaného přístupu k delegování mohou manažeři nejen zvýšit produktivitu, ale také posílit kompetence a zapojení svých týmů. Delegování je skrytý poklad, který by měl patřit do výbavy každého manažera.

Pokud vás zajímá více o tom, jak zlepšit své dovednosti v delegování a koučování, neváhejte nás kontaktovat.

David Dvořák